Ktoś polecił Ci system obiegu dokumentów? Nie wiesz, czy to rozwiązanie jest dla Ciebie? Poznaj zatem kilka korzyści wynikających z posiadania systemu obiegu dokumentów, które pozwolą Ci rozwiać wątpliwości!
Czym jest system obiegu dokumentów?
Może na początek zacznijmy od samego określenia, o czym dokładnie mowa. Czym jest system obiegu dokumentów? To nic innego jak nowoczesne rozwiązanie, które pozwala na przekazywanie dokumentów w formie elektronicznej.
Wymiana może odbywać wewnątrz firmy i dotyczyć pracowników, poszczególnych działów, czy właściciela biznesu. Jednak system pozwala też na sprawny przepływ dokumentów pomiędzy przedsiębiorstwem a partnerami biznesowymi, klientami, czy nawet instytucjami użyteczności publicznej. Warto wspomnieć, że system obiegu dokumentów pozwala na zarządzanie i przesyłanie różnych plików.
Nie będzie problemu z odebraniem lub wysłaniem ważnej umowy, faktury, wniosku urlopowego, czy ważnego raportu. W dowolnej chwili możemy też stworzyć odpowiedni dokument w formie elektronicznej, edytować istniejący lub przerzucić go do e-archiwum, by mieć do niego dostęp w dogodnym dla siebie miejscu i czasie.
Korzystanie z systemu obiegu dokumentów – korzyści
Korzystanie z systemu obiegu dokumentów niesie ze sobą wiele wymiernych korzyści. Na pewno
mamy do czynienia z systemem, który jest w stanie usprawnić proces przebiegu bardzo różnych dokumentów, zaczynając od faktur, po wnioski urlopowe, akceptowanie i rozliczanie delegacji, a kończąc na umowach, czy korespondencji. Obieg dokumentacji w takiej formie zapewnia wygodę i sprawia, że można poprawić efektywność poszczególnych działów w firmie.
Dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia też bezpieczeństwo w czasie przesyłania dokumentów i to bez względu na ich jakość. Dzięki temu nawet bardzo poufne umowy i projekty nie trafią w niepowołane ręce. Korzystanie z tak nowoczesnego systemu zapewnia też sporą oszczędność czasu, ponieważ nie musimy osobiście dostarczać dokumentów do poszczególnych pracowników firmy, działów, czy nawet partnerów biznesowych.
Warto też wspomnieć o ekologii, ponieważ przenosząc wszystkie dokumenty do elektronicznego systemu, ograniczamy wykorzystanie papieru. W dłuższej perspektywie wyjdzie to na korzyść naszej planecie, która i tak tonie już w śmieciach. Na koniec nie można też pominąć oszczędności pieniędzy, ponieważ choć trzeba zainwestować w taki system, to ograniczymy wydatki związane z późniejszym drukowaniem różnego typu dokumentów i ich dostarczaniem.